Речь идет про автоматизацию бизнеса без которой в современном мире немыслимо существование. Автоматизация, диджитализация — верный способ оторваться от конкурентов, да и просто провести оптимизацию, которая позволит сэкономить ресурсы и увеличить прибыль.
Любое нововведение требует тщательной подготовки. Ничего не делается с бухты-барахты. Тем более такие масштабные изменения. Необходимо иметь четкий план действий, который мы решили помочь вам составить. Это позволит не упустить ни одной детали из вида и получить максимально удовлетворительный результат.
Любое действие имеет за собой смысл. Вы должны четко понимать какого результата в будущем вы хотели бы достичь, производя интеграцию. Если цели видятся вам расплывчатыми, то и результат тоже будет весьма приблизительным. Желательно чтобы при постановке целей и задач вы использовали вполне реальные и конкретные цели. Это позволит вам понять действительно ли вам необходима автоматизация бизнеса и увидеть ее реальный результат после внедрения.
Постановка целей
Если вам трудно определить цифровые показатели, к которым стоит стремиться, то определить желаемое вам поможет наш опросник. Просто задайте себе следующие вопросы:
Вы можете созвать команду и устроить брейнсторм, результатом которого будет четко сформулированные цели и конкретные цифры.
Изменения, даже самые незначительные – всегда выход из зоны комфорта, который является фактором стресса для сотрудников компании. Поэтому новшества необходимо вводить в спокойный для компании период. То есть, не в период отчетности или основного наплыва клиентов. Период отпусков также не самый лучший момент для кардинальных изменений. Учитывайте период адаптации к новшествам. Для обучения, тестирования и уверенной работы в новых условиях персоналу может потребоваться от 3 до 6 месяцев с учетом обязательно возникнувшим сопротивлением новшествам.
Изучите рынок CRM и, согласно поставленным целям и задачам, подберите подходящую. О путях внедрения и видах CRM мы уже рассказывали в одной из наших статей.
Проанализируйте какие действия выполняет каждый ваш сотрудник. С чем чаще всего возникают проблемы, какие рутинные действия отнимают слишком много времени. Затем изучите рынок сервисов, которые помогут вам в решении поставленных задач и оптимизации бизнес-процессов.
Помимо функционала стоит учесть стоимость внедряемой системы и целесообразность затрат.
Про что важно помнить:
От количества пользователей зависит общий чек за пользование системой командой. Например, в amoCRM тарифы на 1 пользователя стартуют от 500 рублей. Помните, что при продлении лицензии через официальных интеграторов вы можете получить дополнительную скидку.
Имеющуюся у вас клиентскую базу необходимо без потери данных перенести в CRM-систему. В ней должна быть предусмотрена функция как загрузки, так и выгрузки данных, как, например, в amoCRM.
За дублирование данных в вашей клиентской базе можете не переживать, так как для этого в amoCRM существует виджет, позволяющий предотвратить создание дублей контактов и сделок.
Многие предприятия пользуются таблицами данных. Подумайте с какими таблицами вы работаете и по каким параметрам их можно распределить. Основные данные, которые чаще всего переносятся в CRM – информация по клиентам, заявкам, сотрудникам счетам. Соберите всю необходимую информацию по клиентам: Ф.И.О., контактные данные, реквизиты компании для юр. лиц. Для информации по сотрудникам могут понадобится Ф.И.О., должность, дата поступления на работу, контактная информация. Для заявок вам необходимо указать ответственного менеджера, сроки, условия и статус. Для счетов потребуются название организации, расчетный счет, сумма с учетом НДС или без.
Сверьте актуальность данных, а затем приступайте к их переносу.
Несмотря на доверие к своим сотрудникам, необходимо разграничивать их право доступа к данным или постараться ограничить доступ к ненужной, отвлекающей их информации. Для этого необходимо понять какие сотрудники в каких бизнес-процессах принимают участие, какие данные для работы им могут понадобиться.
Для автоматизации несомненно понадобятся шаблоны документов, которые заполняются сотрудниками на постоянной основе. Заранее разработайте документы, которые можно будет загрузить в систему для автоматизации документооборота. Это позволит не только сэкономить время, но и избежать человеческого фактора. Заранее подумайте какие документы используются чаще всего и какие данные из этих документов вносятся в таблицы.
Большинство действий сотрудников на пути достижения результата цикличны. Поручите каждому из них описать цикличные задачи для того, чтобы внести их в CRM в качестве автоматических задач. Это облегчит труд работников, и снизит вероятность забыть важное.
Общение с клиентами, особенно с потенциальными, должно быть непрерывным. Установление первого контакта, «прогрев» происходят за счет рассылок. Заранее подумайте какие маркетинговые каналы общения с клиентами вам подходят больше всего: почта, мессенджеры, социальные сети. AmoCRM обладает практически безграничными возможностями интеграции с каналами общения. Осталось определиться с сервисами интеграции.
Перед тем, как обсуждать все мельчайшие детали, определитесь с бюджетом и сроками, в которые будет реализовано внедрение amoCRM. Исходя из вводных, начинайте двигаться вперед.
Аудит необходим для того, чтобы проанализировать структуру организации и выявить ее как сильные, так слабые стороны. Узнайте, где теряются заявки, куда «сливается» основное время работы, какие процессы наиболее эффективны, а какие отнимают слишком много времени. По результатам аудита будут выстроены воронки продаж и отобраны действия для автоматизации в CRM-системе.
Аудит стоит провести и материально-технический. Устаревшие компьютеры вряд ли позволят нормально функционировать вашей CRM.
Обычно в нем прописываются требования, предъявляемые к CRM, сроки и бюджет работ, перечень мероприятий, послепродажная техническая поддержка.
Если у вас большая компания и объем работ предполагается большой, то вместо четкого ТЗ используется подход по методу Agile: формируется корректируемый список работ на ближайшие 2-3 недели. Это позволит действовать своевременно. Учитывая постоянно изменяющуюся ситуацию в мире — это очень удобно.
Если вы решились делать это своими силами, не забывайте, что вам необходим сотрудник, который изучит и пропишет все бизнес-процессы компании, определиться с программным обеспечением, сможет, при необходимости, расширить функционал CRM, проведет обучение работе с системой для своих коллег. После внедрения нужно будет также решать все технические вопросы: перенос базы клиентов, интеграции с сервисами, устранение возможных неполадок.
Если в вашем штате нет такого подготовленного человека, то стоит обратиться к профессионалам – интеграторам CRM-систем. При поиске исполнителя обращайте внимание на опыт и наличие достаточных ресурсов – разработчиков, сотрудников поддержки, аналитиков. Конечно важно и взаимопонимание, а также стоимость услуги и возможности бюджета заказчика.
Наша компания на протяжении почти 8 лет занимается автоматизацией бизнес-процессов и внедрением amoCRM. Мы помогаем вам облегчить ваш труд, повысить качество работы и увеличить прибыль. Все наши кейсы вы можете посмотреть в соответствующих разделах сайта или на нашем канале YouTube. Для связи используйте ссылку https://taplink.cc/welbex.ru или позвоните нам по телефону +7 495 481-81-52.
