Сегодня мы расскажем вам не просто о новом кейсе по автоматизации бизнес-процессов, а о нашем собственном опыте.
После того как мы начали поиски лучших сотрудников для нашей компании, к нам пришло понимание того, что основная масса традиционных процессов собеседования провальная и требует трансформации согласно современным стандартам. Шаблонные вопросы и традиционный подход к отбору кандидата больше не работают.
Для того чтобы оптимизировать рабочее время сотрудников и не тратить его на заведомо неподходящих нам кандидатов, мы решили разработать свою собственную систему рекрутинга с использованием современных digital-инструментов. Нашей целью был найм талантливых и проактивных людей, которые продемонстрируют высокие результаты и останутся в нашей dream team надолго.
Наша рекрутинговая система базируется всего на двух инструментах – функционале amoCRM и приложения-блокнота Notion.
Этап №1 «Размещение вакансии»
Настоящим инсайтом для нас стало приложение-блокнот Notion. В нем можно хранить сразу весь кластер информации о кандидатах: информацию по вакансиям с подробным описанием, анкеты кандидатов. К данным всегда есть быстрый доступ, а сама информация может быть четко структурирована.
Начальный этап рекрутинга мы доверили искусственному интеллекту – боту. HR-сотруднику лишь остается разместить вакансии на нужных площадках и оставить в них ссылку для кандидатов. Перейдя по ссылке, с кандидатом свяжется бот, который и будет вести диалог с потенциальным работником. Если кандидат не откликнется по ссылке, а сделает это традиционным способом, с ним связывается HR-сотрудник и отправляет сообщение с анкетой.
Данные, которые кандидат заполняет в анкете, могут варьироваться в зависимости от требований вакансии или компании. В нашем случае все весьма стандартно: в ней необходимо указать ФИО, контактные данные, место нахождения и ссылку на свое резюме. Полученные данные автоматически попадают в amoCRM, где создается карточка кандидата. Так строится первый этап HR-воронки «Первичный контакт».
Этап №2 «Взят в работу»
Сразу после того, как человек попадает на первый этап HR-воронки ему приходит сообщение с нашим приветствием и предложением выполнить тестовое задание для отбора в команду.
На этом этапе работы сделка кандидата переходит на этап «Взят в работу».
Чтобы бот правильно отобрал тестовое задание для кандидата, мы прописали UTM-метки в URL каждой вакансии.
Основной целью тестового задания является первичный отбор кандидатов, которые, соглашаясь выполнить его и вложить силы и время, действительно демонстрируют свою заинтересованность вступить в наши ряды. К тому же, ТЗ помогает оценить уровень имеющихся у кандидата знаний, навыков, умений и подход к выполнению задачи.
Этап №3 «Тестовое задание»
После того, как кандидат в ответном сообщении дает согласие на выполнение тестового задания, бот ему отправляет ссылку с заданием и инструкцией. В этот момент сделка с кандидатом переносится на этап «Получил ТЗ».
Когда в нашу компанию присылается выполненное ТЗ, сделка вновь двигается по воронке и попадает на этап «Отправил ответ». Только в этот момент в работу включается живой человек – HR. Он должен проверить правильность заполнения всех пунктов, а также работоспособность всех ссылок. Если все отлично, в Asana создается задача для ответственного технического специалиста с просьбой проверить присланное ТЗ. На этом этапе сделка двигается на этап «Ответ валиден».
После проверки выполненного задания, сделка переходит на этап «ТЗ проверено». Если кандидат успешно выполнил задачу и получил необходимый проходной оценочный балл, бот отправляет ему приглашение на собеседование.
Этап №4 «Собеседование»
По окончании собеседования кандидату дается оценка и, в случае, если он набирает порог баллов, ему отправляется предложение о работе. Поле получения согласия от будущего работника, ему высылаются доступы к системам, обучающую информацию, а сделка переводится на этап «Готов к работе».
Этап №5 «Тестовый месяц»
На этом воронка HR не заканчивается – для работника начинается тестовый период. В это время мы наблюдаем за тем, как кандидат выполняет работу: справляется ли с обязанностями, соблюдает ли сроки, ладит ли он с командой. По окончании тестового периода руководитель компании принимает окончательное решение по кандидату, и сделка переходит на финальный этап HR-воронки «Результаты ТМ» и закрывается.
Проведение аналитики
Найм сотрудников должен проходить с полным понимание процессов и сопровождаться оценкой эффективности выстроенной системы. Для этого и необходима аналитика.
Для ее проведения идеально подходит amoCRM. В разделе «Аналитика» вы можете выбрать интересующий критерий и посмотреть полученные результаты. Как правило, специалистов интересует сколько времени ушло на поиск кандидата, какое количество заявок необходимо обработать прежде, чем нанять нужное количество сотрудников, в какой отрасли специалистов больше, какая площадка для размещения вакансий работает лучше.
Выводы
Из нашего опыта можем сказать, что для того, чтобы взять в команду 1 специалиста, бот отсеивает более половины всех кандидатов. При этом половину работы по найму сотрудника мы можем делегировать боту. Это особенно актуально при большом потоке вакансий или резюме, когда HR может физически не успевать обрабатывать поступающую информацию. Наша система рекрутинга, представляющая собой симбиоз сразу нескольких инструментов, позволяет не упустить ни одного резюме и ответить каждому кандидату, что увеличивает вероятность успешного и быстрого закрытия вакансий компании.
Подробная аналитика воронки продаж позволит увидеть ключевые показатели процесса поиска сотрудников и скорректировать выстроенную систему. Надеемся, что наш опыт был вам полезен. Мы будем рады ответить на ваши вопросы и помочь вам настроить такую же рекрутинговую систему в вашей компании.
